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時間管理與平衡的關鍵 : 打造專注 與 高效率習慣

 

多數時候我都是同時間進行很多專案,很多人都會問我時間管理的問題,我每次都差不多是同一個答案: 『我覺得我很容易分心與不太會管理時間』。這時候大家也都會下一跳,但其實這真的。我認為時間管理與專注這門課,是學不完的。

其實我面對很多很厲害的前輩的時候,我也依樣會問這個問題。得到的答案其實也差不多XD~一路這樣下來,大概就會知道,這其實沒有一標準答案,而是一個正在進行式成長問題。

會有不夠專注與時間管理失衡的人,其實就是自覺者,並且通常這類人已經在自我管理極限邊緣了,才會有這樣的警覺。而通常自覺者也都不斷的在找尋更好的方法,讓自己更有效率,所以永遠都會看到比別人更厲害的自我管理能力。

所以未來有一天,如果又看到一個厲害的自我管理能力者,可以觀察他的做事方式與對待事情的方法,並且試著用聊天的時候,找到你認為高效率的模式,因為問他很難問出個所以然。

但是我在這邊也大概整理一下我自己不斷提升自我管理能力的過程。分享給大家

 

1. 處理事情之前先處理情緒

多數時候並非事情很難處理,而導致效率變差,而是人的無知與恐懼導致無法發揮正常水平。所以過去我自己常用一個方法,就是會在開始之前,大致寫下目標,這個目標我腦袋評估大約的時間,整個初估的過程,不會超過30秒,然後就會在心中默念『 123GO』就開始執行這件事情了。

途中如果有發現之前規劃得太誇張導致無法時限內達到,我就會再重新跑一次初估流程,再跑一次。這樣子可以降低自己腦內對於未知的恐懼,導致拖拖拉拉。一樣的方法,最近我有看到一本書就做 5秒法則 其中講著很類似的事情,大家可以去看。

 

2. 把事情想得簡單一點傻傻做

之所以可以很高度專心的原因之一,就是我想問題其實會簡單化事情。有好有話,有時候會造成無可救藥的樂觀,但我會設立停損點。所以縱使真的錯了,也可以有一定的停損效益。但要專注的關鍵就是你必須用很簡單的角度去看問題。

或許中間會遇到很多困難,但是只要從最簡單的切入點回頭去想,其實大多都可以想到解決方案。舉例來說,管理與行銷基本上都是人性,所以在設計的時候,都不用想太多,只要換位思考想著,自己會不會也這樣子做就好,這樣會有哪些感受就好,其實都可以設計出不錯的方案出來。就如同我在 本質思考 一文當中也有提到。

 

3. 建立回放原則

我在 學習迴圈 一文中也有提到,如同運動員依樣,透過回放自己的行為,去觀察哪些部分可以修正,也是在學習迴圈當中十分重要的方法,我們稱為『回放原則』或者是『映射原則』,藉此達到自我修正的方式,舉例來說,灌籃高手櫻木花道為了學會投籃,每次錄影,並在當日結束後,立刻回放並且修正,隔日快速馬上練習,這就是很有效的回放原則的學習迴圈例子。

這樣的過程會讓你下次面對相似或是相關問題的時候,你腦袋裡會有資料庫快速調取,就可以省掉你面對問題時後的茫然與無知所造成的分心

 

4. 拆解問題與事情

概念跟把問題想簡單一點一樣,當你問題太大的時候,你的腦袋會出現保護機制,然後你就焦慮分心了。所以要把過大的問題猜解開來,如減肥一樣。要一個月瘦5公斤,好像很難,但是你如果想成一天瘦166克(5000g / 30days),就會簡單一點,那你就可以輕鬆地制定卡洛里計畫以及飲食運動計畫。

這個概念也可以用在學習成長裡面,我稱之為『微行為』在 學習迴圈 一文當中也有類似的概念,有發現到了嗎,其實我思考問題的時候,都會去做類比,這樣子可以加速解決問題的思路

 

5. 片段處理事情而非同步多工

很多人看到我總是同步處理很多事情,都以為我是同時間多工。事實上,只對了一半,我是同時間處理問題,但我並非多工,而是快速切換罷了。假這有ABCD四件事情,我的腦中並非同時進行,而是將ABCD個別切開,然後A1B1C1D1A2B2C2D2…等這樣的方式執行出來,只是運作速度很快,導致會有多工的效果。人腦的運作機制本來就是佇列的,你無法逆著天性去處理,所以又回到了『微行為』

 

6. 對每件事情都有高度好奇心

很多人都不覺得這件事情跟專注還有時間平衡有關西。但事實上,他非常重要。因為你有好奇心,你會假設全部事情都是全新的,所以吸收與執行的速度不會有框架去束縛,就可以更專心,因為沒有參考標的

對我而言最專注的事情,反而是處理權未知的東西,因為沒有參照點,所以連恐懼都沒有,反而處理速度很快,這也是我為什麼跨領域跨很兇的原因。

 

7. 高強度學習法

你要時間平衡,你必須要想辦法提升你單位時間能處理的事情,所以我無時無刻都在想,怎樣可以讓處理事情的方式更簡單。可能也因為我懶,我認為一直要重複的事情,依訂有更好的方法可以解決,慢慢延展就變成相對有效率。

但你為了要提升自身能力,就要讓『學習也變得更有效率』,所以認識我的人大概都知道,我投資在自身身上的時間與資源,其實很多,因為更高的效率代表著我可以做更多的事情或睡覺XDDD

我過去也在 費曼學習 一文中,以及 學習迴圈 一文中,也不斷地強調自我學習的重要性,其中用的方法,其實都是切割問題、堆積執行與心態問題,都可以參考。

 

8. 抽象系統化的思考方式

其實人是一種 含水機器人 。你是可以對自己的腦袋進行編程的。把你一些事情建立一套系統流程,以後你的大腦就可以Autopilot,這樣子多好啊,很多事情都可以不用想了,就可以執行,這樣自然就會省掉很多時間。你去思考一下,你吃飯還會管筷子幾度角嗎?不會呀,因為已經自動化了。所以你要將很多解決方案都系統化起來,放在腦中,那自然就很有效率了

 

9. 練習練習大量的練習,大量輸出

熟能生巧,你只要很熟悉,你自然就能夠更專注處理,因為你可以很清楚下一步要幹嘛,這樣子你就不會分心,也可以強化時間管理能力。

 

10. 少關注周邊的消息與外界的資訊

很多時候,大家不能夠專心,就是因為受到太多外界眼光的影響了。但只要你是個優秀的人,你很難制止別人不關注你,所以你要做的事情有兩種,一種是躲起來做,一種是忽視別人的關注。

躲起來做的意思,並非你要找個山洞與世隔絕( 有些企業家跟作者要專心的時候也會這樣 ),而是你放下社群軟體與手機就有很棒的效果了,或是你創造出一個只有你自己的環境,舉例來說,我會去購買 Bose 降噪耳機,去讓我的周遭聲音斷開,強化專注力。

忽視別人關注,也不是白目行動,而是去思考哪些才是你該重視的關注,誇張一點的舉例,如果深陷在火場,你會關注那些一直說你怎麼逃跑這麼醜的人的聲音,還是關注那些教你怎麼逃出火場的聲音,搞清楚你的關注點才是重點。

時間平衡是假議題,高效率才是真功夫

所以所謂的的時間平衡與專注,最後產生出來的結果,其實就是高效率。剛剛上述分享的很多觀點,都是更高的效率,建構出自動化的處理事情方式,因為老天爺對人都很公平,一天都只有24小時,你越懂的如何高效率,你的時間就越多,那就更有機會做到時間平衡的。分享給更多人,這只是我的方法,或許還有更多好方法,大家可以交流。


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