職場菁英都是怎麼做時間管理的?破解事情做不完的根本原因

職場菁英都是怎麼做時間管理的?破解事情做不完的根本原因

你是不是也列了很多待辦事項,但總發現總是做不完,或者總是覺得手上的事情,都沒有告一段落的時候?過去你可能會歸咎於的時間管理不佳。但今天馬克凡就是要告訴你,不是時間不夠用,是你沒有做對目標管理

為什麼你會時間不夠用

當你手上事情很多時,你是先把所有事情列成待辦事項,然後根據DeadLine一個個排程執行,完成後劃掉,然後再接下去下一個任務嗎?這是一個很好的習慣,但當你手上的事情開始變多的時候,就會變成一個讓你拖延無比的習慣。

你過去有沒有遇過,手上事情多到讓你覺得無所適從,不知道該做哪一件事,於是就從最輕鬆最好做的開始?這個就是會造成拖延以及造成時間不夠用的原因。

職場菁英都是怎麼做時間管理的?破解事情做不完的根本原因



越重要的事情,他就越需要提前做前置準備,才能確保任務可以在時程前完成,但因為你列完待辦事項後,覺得任務太多,想從輕鬆好處理的事情開始,久而久之,待後面時原本還有很多時間處理的事情,就變得非常緊急。

也就是從「有重要且不緊急」的任務就會變成「重要且非常緊急」,延伸出來的就會是時間不夠用的問題。



背後的關鍵原因在於目標管理

很多人看到上面提到時間四象限裡的「有重要且不緊急」以及「重要且非常緊急」,就會認為那根本性的原因還是時間管理

但這是錯誤的想法!

想一下,為什麼重要的事情會被拖延到變得很緊急呢?關鍵就在於你不清楚目標是什麼,以及該如何做這個目標!所以他才會被拖到變得時間很少,事情很趕!

職場菁英都是怎麼做時間管理的?破解事情做不完的根本原因



且,在這樣目標不清楚的情況下,因為你不清楚自己要幹嘛,還會開始衍生出很多,緊急但不重要或不緊急也不重要的任務在手上,因為當人類不確定該怎麼辦時,就會下意識開始找事情,就會在不知不覺的情況下,幫自己做了很多不在目標上的任務。

事情就會開始越來越多,但卻不是每一個都很重要,你卻又告訴自己你非得去執行,當然你的時間就會變少。



那要如何解決這些事情呢?

其實方法簡單,你只要清楚自己所有待辦事項的目的和目標,你必須要可以很清楚的知道,哪一件事情是你必須一定要做到的,以及做到什麼程度是可以達成目標的。

職場菁英都是怎麼做時間管理的?破解事情做不完的根本原因



舉例來說,接收到演講邀約的時候,會有很多事情需要來回確認,但首要需要確定的就是「答應這場講座的目的是什麼」,如果答應演講的目的是要去收集演講時的照片,那你的首要任務就是先確認本次活動的人數有多少,從人數去評估是否承
接。

那有些不確定目標的人會怎麼做呢?不確定目標的人,因為不知道答應演講要幹嘛,所以會在剛接觸時就想了一大堆問題想要詢問對方,以及找很多資料想要調查出合作對象的背景,但問完一輪後卻發現,人數太少不符合目標,或者是因為太拖,主辦單位改找其他講師。

這個就是當你沒有抓緊目標,執行關鍵任務時,會演伸出的問題。那相反的如果你清楚事情的優先順序,當然也就更能夠有效的解決問題。

上司都叫我做雜事

那你也有可能說,好像自己都在處理雜事,真的不知道該如何排序任務。這時候也不用慌張,其實很有可能,你做的所有事情都帶目標正相關的,但因為你還不清楚整件事情的全貌,所以會認為自己好像都在做雜事,

最好的方式就是當你處理完整個流程後,把你的做法、流程以及成果整理好,再和你的上司、主管或是老闆去詢問這整件事的目的和目標。

那當你很清楚這整件事情,全貌和目標後,你可以更有目標性的去往前做處理。

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也因此,當你覺得時間不夠用的時候,或者是覺得自己手上雜事很多時,先別急著幫自己找藉口,先盤點你手上的任務有哪一些?想清楚這些任務的目的與目標,盤後再來做優先、順序的排序。

當你盤點完後,再把任務排序、合併處理完成,漸漸你就會發現手上的任務沒有那麼多,每一項都可以按照時間完成,且時間也越來越多。



當然也有可能你在執行的過程中,雖然已經嘗試把任務合併處理,並且專注完成目標,也有很棒的優先順序,但,你還是事情做不完。

這時候很有可能,其實只是因為你正在挑戰你的能力值邊緣的事了,遇到這種情況也不用擔心,找一套一方法讓你可以持續自我成長,這時候你就能夠關關難過關關過了!

那在我過去十幾年的創業經驗裡面,我也遇過很多問題,我都如何處理呢?

其實很簡單,我透過大量閱讀和各種大神們學習,並轉換成我自己的方法,而這個方法,我也都會推薦給我的夥伴們,效果也都不錯。

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總結

當你待辦一大堆的時候很多時候,其實不是因為你的時間不夠用。而是你缺少目標管理,所以在不清楚目標的情況下,你會做很多不重要的事,而時間就這樣流失掉了,才會發現時間不夠用了!

因此,在執行時,不要先想著要做完,要先把自己的待辦事項列出來,先盤點你有哪些任務,並且根據任務收斂出目標他排序優先順序才去執行,這時候你會發現,你默默做到時間管理了。

如果想聽我更生動解釋,可以看下面這支影片:

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