作為一個忙碌的主管、工作者，很多時候手上的任務都還沒處理完，就有無窮無盡的任務找上門來，像是客戶突然插單、團隊突然需要救火，這你每天有忙不完的事，開始懷疑自己是不是時間管理不佳，不然怎麼會事情都做不完？
但作為公司裡重要的管理層，或菁英成員，當事情做不完時，不該去想要做好時間管理，而是要去想八二法則中，關鍵的任務是哪些？
千萬不要讓自己陷入盲目的忙碌裡，而是要去想該如何讓自己可以專注在關鍵任務，讓自己的產能、產值可以最大化。
要養成高效率真的不容易，像我自己創業以來，也培訓過很多優秀的小夥伴，剛開始大家都會有效率問題，常常不小心把專注力放在錯誤的事情上。
而後來我發現這個問題之後，也有將我做事高效率的方法，系統化的整理出來分享給公司的夥伴們。
上次在直播時，也有將這樣的方法分享給IG上的粉絲，那如果你錯過那次的直播，也不用擔心，這裡有『限時』的直播筆記領取，點擊下方填寫資料，將會收到相關信件。
建立一整天做事的儀式感
在我們公司內，每天早上一定會讓大家做一件事，就是在上班前，先用3到10分鐘左右的時間，寫一下一整天要做什麼事情，也就是多數人口中的上班日報、上班日誌。
這寫上班日報到底有多重要？其實它是你一整天的一種暗示行爲，當你一大早醒來了之後，寫下今天要完成的事情，你就會不知不覺的，告訴自己，今天一定要把這些事完成，你就會更清楚知道，自己該將精力、精神投入在哪裡。
用八二法則，掌握關鍵任務
我很喜歡『忙』這個字，『忙，就是心死亡』，當你忙到你不知道在幹嘛的時候，你就會失去方向，越來越茫然，反而會忙到沒效率。
而解決的核心關鍵，就是把一天要做的事列表列下來，然後就把它放在你的辦公桌旁邊，並從中挑選出關鍵不做不行的事，這些事，就是八二法則裡的關鍵任務。
所謂的八二法則，就是在講80%的績效，來自於20%的關鍵任務，所以你不用做所有事情，只要讓你的腦袋就要記住，今天一天就做這三件事情就好了。
像我自己，有時候很忙的時候，一整天下來，七八個會邀開，如果沒有專注在今天一定要達成的事，那不僅整天下來身心疲憊，更慘的事，投入、投資的時間和精力，也都付之流水。
所以，我就很清楚知道，當我越忙的時候，就要越專注我一整天我要解決的事是哪些。
例如說呢，我其中有三個會，是屬於跟業績有關的，兩個會是跟管理有關係的，有四個會，是跟整個未來規劃有關係的。
那我腦袋就會非常的清楚，業績會議我一定要達成什麼事情，管理要推動哪一件事，最後未來展望的地方，就會去設想，未來一年當中，要和哪些人合作、該怎麼合作，這次會議要達到什麼效益。
所以縱使一天有十幾個會議，只要你的腦袋裡面，已經透過八二法則，讓清楚知道今天一定要達成的關鍵任務，那也不會因此浪費時間。
遇到工作上的插單，該怎麼辦？
當你在做事的過程當中，可能都會遇到做事做一做，然後旁邊有主管要插單或者客戶插單，甚至是團隊成員的突發狀況。
那這個時候，因爲你一大早就知道你要做些什麼事情，所以當你被插單的時候，你會下意識的，去想該如何把手上這些任務合併處理，不知不覺當中，你手上的任務就會越來越少。
有時候你一忙起來，又沒有先寫下今天一定要完成的任務時，反而就不小心去瞎忙，忘記什麼事情是關鍵的任務，就把時間浪費在不必要的事情上。
因為工作上有急事時，就宛如火在燒的時候，你要做的事並不是第一時間想要去滅火，而是先分類他是屬於哪一種火，再決定要如何去滅火。
為什麼一定要分類是哪一種火呢？以生活的案例來說，如果今天你在廚房，鍋子起火，結果你澆水，不好意思你只會讓火越燒越大，所以也一樣的，當你今天發現你的工作當中、生活當中，有很多的火跑出來的時候，第一件事情不是急著滅火。
第一件事情是分類，分類完之後，再來開始去想，滅火是八二法則中的關鍵任務嗎？如果是的話，該如何處理，能不能合併處理？
一旦你懂得分類，你就知道要怎麼安排事情，一旦你懂得分類，你就知道你要怎麼投資源進去。
講到分類的話，如果你不清楚該如何做時，像CAPD這本書也有講到分類，它裡面就是講到說，當你一個事情下來的時候呢，你要做的第一件事情應該是去思考，該如何去排序任務順序。
裏面也分享了很多安排任務順序的事情，包含像是如何透過八二法則，以及時間四項線，去讓自己可以更有效的安排任務。
遇到插單時，你可以怎麼做？
其實作為一個老闆，我也是屬於會大量的被打擾，我的思緒也因此很容易斷掉，那斷掉的時候，我會在斷掉前先把它記下來。趁著還沒有忘記之前，先筆記先寫下，而這叫做書籤法則。
就像在看書的時候，有時候沒辦法一次看完，我就會我看一看，看到一半我就把它夾起來，來幫助自己不要忘掉。
所以如果今天你做事做到一半，你會被客戶打擾，很簡單，你可以先趕快的做到一半的事寫下來，然後趕快去回覆客戶，再把客戶詢問的事把他手寫下來，掛掉電話之後，如果客戶這件事，並不屬於關鍵任務，那就趕快把你之前做事做到一半，先去執行到一個階段，再回頭把客戶的任務排程、執行下去。
這個時候，就能幫助你很快的去執行，也不會被打擾，就算被打斷，也能很快去分配時間，或者是把跟你的之前的事把它整合在一起處理，這時效能就很高。
除了把任務寫下來以外，也還有第二個處理方式，就是去架構和客戶協作的處理流程。
你要去想如果每次客戶都在你很忙的時候，打電話來打擾，那有沒有可能，是因為你沒有建立起你和客戶的工作流程。也就代表說，是可以讓客戶，隨時隨地來打擾的。
這個時候反而是要跟部門跟團隊一起去思考，有沒有辦法是，我們建立一套相較不會被打擾的工作流程，或者是處理客戶的時候都有第一線，先有一個客服單位先來去做處理，不要第一時間，就近到業務、或開發單位，這也是一個很簡單的處理模式。
而架構流程這件時，其實也是八二法則當中的二，透過讓直接定義協作邏輯，將地讓客戶反覆詢問的機率，才能讓自己有更多時間，做關鍵的事。
總結
想要讓自己的工作可以更加專注，關鍵就用在於寫下每日的關鍵任務，而中間的插單任務，要先去分類任務的重要順序，再開始去執行。
那如果仍然是很高頻次的被打擾的話，就要先去想是不是流程上，有什麼問題需要調整，重新去檢視工作流程，才能讓自己效率更好。
整個過程中，則要以八二法則，作為核心概念，讓自己專注在關鍵有效的事情上。
如果想聽我更生動解釋，可以看下面這支影片：
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