【分享本文原因】我在帶領跨部門專案與輔導創業團隊的時候，最常遇到主管來跟我抱怨：「我花了很多時間跟對方溝通，但他就是聽不懂，甚至根本不想了解！」其實這也是很多人在跨部門溝通、跨部門協作時最常遇到的問題，明明講了很多，最後卻還是沒有共識～
但很多時候，不是對方有問題，而是我們用錯了溝通方法～
這篇文章我想從實際經驗出發，分享幾個我很常使用的跨部門溝通技巧，拆解為什麼對方總是聽不進去、不買單，以及主管該如何調整溝通方式，降低彼此的理解落差、建立團隊共識，這也是我過去無數次踩坑後，整理出來的血淚經驗談～
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為什麼我們總是講得很累對方卻聽不進去
我在帶領「IMV團隊」的時候常常看到一個現象，台上的人準備了滿滿的資料，口沫橫飛地講了半小時，台下的人卻眼神放空，甚至偷偷在滑手機，會議結束後交出來的成果完全不是那麼一回事
很多人在銷售業務或是團隊協作時，總是把重點放在自己有多專業、產品有多好，但往往忽略了，要讓溝通有效，第一步其實是讓對方對你產生興趣
你花了大把時間溝通卻覺得效果很糟，背後最根本的原因就在於，你總是在說你想要說的，而不是他想要聽的，如果對方根本不在意你講的內容，那你講得再多，終究是有溝沒有通啦
學會換位思考才能拿下真正的溝通主導權
在做任何溝通之前，你一定要先搞懂對方想聽些什麼，以及他聽完你的話之後，能夠幫他自己解決什麼問題或達成什麼目標，這就是『真正的換位思考』
你要從對方的角度來講問題，先講對方想聽的，接著再帶出你想要傳達的，這樣對方才會心甘情願地買單
為了做到這件事，我在日常管理與企劃中，歸納出了五個非常關鍵的實戰步驟，只要你在開口前先把它想清楚，就能大幅降低溝通失敗的機率
開口前必備的五大溝通策略
第一步是你必須清楚知道你的溝通對象是誰，他在意什麼事情，一次溝通只專注講一件對方在意的事就足夠了
第二步則是告訴他為什麼要聽你說話，你講的這些對他有什麼具體的好處
第三步非常關鍵，你必須勾勒出一個他能想像的真實場景，例如你告訴他學會這招，下次在會議桌上主管都會聽他的，他腦袋裡有了畫面，這場溝通才算活了起來
第四步是要隨時關注對方聽下去的感受，不要自顧自地狂講，讓對方覺得自己很笨或很有壓力，感受好他才會繼續聽，最後第五步，就是要設計一句你希望他聽完之後能帶走的經典名言，讓他把你的觀點牢牢記在腦海裡
一頁 A4 實戰攻略幫你快速聚焦重點
這五個步驟聽起來很簡單，但在我過去摸索的過程中，也是歷經了身經百戰才慢慢體悟出來的，後來我發現這套邏輯，其實跟頂尖一流公司在對外溝通時的方法有七八分像
為了解決「知道卻做不到」的問題，我把這套邏輯簡化成一個一頁 A4 的實戰模板，你現在就可以拿出一張 A4 紙，立刻寫下這四個問題，幫助你在下一次溝通前做好萬全的準備
我先分享一個空白的模板框架給你，你可以直接照著這個格式去思考
| 溝通前的 A4 思考模板 | 填寫重點提示 |
|---|---|
| 1. 溝通對象與最在意的事 | 清楚定義對方是誰，一次只寫一件他最在意的事情 |
| 2. 對方可以得到的益處 | 告訴他聽完這個提案或溝通後，對他有什麼直接好處 |
| 3. 具體可想像的真實場景 | 描述一個他採用你的建議後，會發生的美好或順利的情境 |
| 4. 讓他帶走的一句話 | 用一句簡單有力的話，總結你想傳達的核心理念 |
只看空白模板可能有點抽象，我直接用「說服團隊使用這個 A4 模板」作為情境，寫一個已填寫後的範本給你參考，你可以看看我是怎麼把這四個問題具體化的
| 溝通前的 A4 思考模板 | 實際應用範例（說服團隊使用 A4 模板） |
|---|---|
| 1. 溝通對象與最在意的事 | 對象：專案經理；在意的事：如何減少跨部門溝通的摩擦與重工 |
| 2. 對方可以得到的益處 | 只要用了這個 A4 模板，你就能成為說服人的大師，大幅縮短會議時間 |
| 3. 具體可想像的真實場景 | 下次面對主管或固執的工程師，只要照著模板講，他們都會願意跟著你的節奏走，讓你無往不利 |
| 4. 讓他帶走的一句話 | 先講對方想聽的，再講你要傳達的，這才是真正的溝通 |
透過這個模板，你在上場前就不會腦袋一片空白，而是能精準掌握每一句話的力道
溝通是需要大量實踐的思維系統
這篇文章跟你分享的，都是我掏心掏肺的實戰經驗，但就像我常說的，知道跟做到之間的差距，在於你中間的大量執行跟練習
就算你現在覺得這個 A4 模板很棒，如果不立刻拿出一張紙來寫寫看，那它永遠只是一個存在腦袋裡的理論，建立起屬於你自己的『系統性思維』，才是你在職場上真正能帶著走的競爭力
不要期待第一次寫就能寫得很完美，先求有再求好，階段性完美主義在這裡非常適用，下一次開會前，先試著寫下一件事、一個好處、一個場景就好，慢慢你會發現，別人開始越來越聽得懂你在說什麼了
如果你想把這個思維真正用在職場
當你準備好一張空白的 A4 紙準備練習時，如果發現自己還是很難精準抓出對方『真正想聽的話』，這其實是因為我們還不夠了解大腦的運作機制
Pitch 本質上就是一門溝通科學，要讓對方立刻買單，關鍵在於你要能直攻對方大腦中掌控決策的「蜥蜴腦」，如果你想把這張 A4 模板發揮到極致，可以參考 透過 SPF 一張 A4 定位法來釐清溝通邏輯 的系統化做法
這套方法能幫助你在上場前，透過 2 個指標與 6 個核心問題精準設定溝通目標，將大腦科學真正應用在日常的跨部門溝通、面試與提案中
不過，無論你使用了哪一種框架與工具，回到最根本的核心，溝通能力的提升依然來自於每一次開口前的反覆準備與實戰～～！
我常被問的一些問題
Q1 為什麼我們總是習慣先講自己想講的？
因為我們的大腦天生傾向於證明自己的價值，當你花了很多時間準備一份企劃，你自然會想把所有細節都展現出來，這是一種急於獲得認同的表現
但這往往會造成資訊超載，對方根本找不到與他自身相關的痛點，這就是為什麼我一直強調，要先停下來思考對方在意什麼，壓抑住那股「想表現」的衝動，才是成熟職場人該有的思維
Q2 換位思考聽起來簡單，實際上最難的地方在哪裡？
最難的地方在於我們常常把「我以為的」當成「他想要的」，你覺得這個功能很炫，但客戶其實只在意能不能幫他省時間
要破除這個盲點，唯一的方法就是多去觀察對方的日常痛點，甚至直接透過提問來確認，不要害怕被拒絕，每一次的溝通失敗，都是幫助你下一次更貼近他真實想法的養分
Q3 如果對方似乎對我的提案毫不關心，該怎麼破冰？
這時候絕對不要繼續硬推你的方案，而是要退一步，先用提問的方式把話題拉回到他的「現狀與困難」上
只要你能點出他目前正在煩惱的問題，他的大腦防衛機制就會稍微放下，這時候你再順勢帶出你的解法，他聽進去的機率就會大幅提升
Q4 A4 模板裡面的「帶走一句話」要怎麼設計比較好？
這句話必須夠短、夠有力量，而且絕對不能充滿艱澀的專有名詞，你可以想像這句話就是要讓他下班後，還能在腦中自動重播的標題
一個好用的小技巧是，用「對比」或是「承諾」的方式來包裝，例如「與其每天加班修 Bug，不如花十分鐘先定義好規格」，這樣不僅有畫面感，也把好處直接點了出來
Q5 如果想更有系統地訓練這種溝通邏輯，有什麼建議方向？
除了每次溝通前確實寫下 A4 模板外，我會建議你去研究一下人類大腦做決策的機制，當你懂了對方大腦裡掌管生存與慾望的區塊怎麼運作，你開口就會很不一樣
這也是為什麼我會把溝通當成一門科學來拆解，如果你對這背後的邏輯有興趣，也可以參考我整理的 透過 SPF 一張 A4 定位法來釐清溝通邏輯，把零散的經驗變成一套真正能重複使用的系統
這是一份來自實戰的經驗筆記
這篇文章其實只是整理我自己的一些經驗筆記，挑出幾個我在輔導團隊時覺得最重要、最值得分享的觀點寫出來
影片裡面其實談得更完整，也包含了一些更多關於溝通的細節與心得，如果你想理解整個脈絡，或者剛好有興趣聽聽看我原汁原味的分享，可以看看這支原影片～
