【分享本文原因】我在輔導創業者的過程中，最常聽到大家抱怨團隊被動，總是推一步才走一步，好像無法自己動起來，其實這往往不是夥伴的問題，而是管理者在帶人思維上陷入誤區，很多人以為放權就是全交出去，最後卻只能自己收爛攤子～
為了解決這個團隊被動的狀況，我把這套幫助團隊升級的實戰經驗寫下來，當你搞懂這個邏輯，就不用每天盯進度，還能建立會自我成長的組織，這才是管理者必須具備的「真正的領導力」，我們立刻來拆解，不管想讓團隊主動起來，又或者是建立SOP，這篇都有幫助～文中也有分享我在用的A4模板喔～
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為什麼你的團隊總是動不起來
當你的團隊還只有兩三個人的時候，大家靠著經驗傳承，很多事情手把手帶著做就能把事情做好，這時候你大概不會覺得管理有多難～
但當團隊規模越來越大，如果你還是想要每件事情都自己把關、自己做決定，你就會發現自己快要累死，而團隊夥伴也會覺得無所適從
這背後最大的問題就在於，大多數的主管沒有把執行方針與規範設定好，導致大家只能憑著經驗與直覺在做事，遇到問題就只能回頭找你要答案～
沒有標準就沒有優化的空間，這也是為什麼很多團隊即使每天看起來很忙，但實際上「真正的執行效率」卻是不斷在往下掉的
順著人性管理他人，逆著人性管理自己
為什麼團隊被動？很多新手主管在帶人的時候，最容易犯的錯就是順著自己的脾氣做事，總是用自己的角度去規定別人該怎麼做，其實這是完全錯誤的思維
我在設計整個團隊流程的時候，心中永遠只有一個大準則，那就是要順著人性管理他人，逆著人性管理自己
你要去想，如果規則是你一個人單方面定出來的，多數人潛意識裡根本不想被你管理，這條流程最後通常只會流於形式，大家隨便做個及格分數就算了
但如果今天你是先提出一個大方向的 guide line，然後引導執行者自己把細部規範講出來，那情況就完全不一樣了，因為規則是從他們嘴巴講出來的，他們做成功的概率自然就會大幅提高
要在這個過程中忍住不直接下指令，對管理者來說其實是很不舒服的，所以你必須壓抑自己的控制欲，這就是所謂的逆著自己的人性在做事
而當這套標準建立起來之後，最重要的一件事，就是每個月要帶著團隊一起去做優化，千萬不要以為SOP寫完就天下太平了，沒有持續優化的制度，最後都只會變成團隊的絆腳石
從零打造團隊運轉機制的 A4 筆記法
很多人一聽到要寫 SOP 就覺得頭痛，以為要寫出厚厚一本操作手冊，其實真的不需要這麼複雜，可以試著拿出一張 A4 紙，跟著我一起做這四個步驟
第一步，先把你希望達到的「具體成效」寫下來，盡可能寫得越具體越好，不要只寫數字，要把你腦中的那個成功畫面給描繪出來
第二步，依序寫下為了達到這個成效，你預計要做哪些大方向的步驟，記住，這裡只要寫大方向就好，細節先保留
第三步就是帶著你的團隊夥伴一起討論，問問大家這樣的流程有沒有漏掉什麼，引導他們一起把內容補足，讓這份規則變成大家的共識
最後第四步，把整條流程中「絕對不能忽略、不能不做」的事情圈起來，然後針對這些關鍵點去進行持續的優化
你可以參考下面這個我常讓內部夥伴使用的空白模板，幫助你快速釐清思維：
| 步驟 | 核心目標 | 你的具體行動思考 |
|---|---|---|
| 1 | 寫下具體成效 | |
| 2 | 列出預計大方向步驟 | |
| 3 | 帶領團隊討論並補充 | |
| 4 | 圈出絕對不可忽略的事項 |
這是一張幫助你啟動大腦思考的空白表，但如果在實戰中，我們到底該怎麼寫呢，你可以參考下面這張針對「優化團隊會議效率」所填寫的範例
| 步驟 | 核心目標 | 實戰範例：優化週會效率 |
|---|---|---|
| 1 | 寫下具體成效 | 讓週會控制在40分鐘內，產出明確的待辦事項與負責人 |
| 2 | 列出預計大方向步驟 | 1. 提前一天交進度 2. 會議只談卡關處 3. 會後5分鐘發紀錄 |
| 3 | 帶領團隊討論並補充 | 夥伴主動建議：增加「每人發言限時3分鐘」的規則 |
| 4 | 圈出絕對不可忽略的事項 | 圈出「會議只談卡關處」並在未來每個月重點優化這一點 |
透過這個表格的拆解，你其實就已經把一件事情的標準 SOP 給建立起來了，所謂的邏輯，不過就是把你平常做事的正確順序，有系統地記錄下來而已～
參考世界級企業的標準化思維
如果想要更深入了解大公司是怎麼把制度做好的，我很推薦大家去研究像是無印良品、UNIQLO 或麥當勞這類世界級的連鎖企業
無印良品有一本書叫做《無印良品成功90%靠制度》，裡面就提到很多透過制度來達到不加班、不回報也能創造驚人營收的管理法
書裡有一句話我非常喜歡，那就是用方法把工作耗費的心力，一口氣減到五分之一，這也就是我們建立 SOP 最終要達到的目的
如果你今天是小主管，這能幫助你了解經營層怎麼想；
如果你是創業者，這會給你建置公司制度的清晰方向；
就算你只是個人工作者，這些有機的管理法，完全也可以應用在你的自我成長上～
寫在最後：知道與做到的差距
今天講了這麼多關於建立標準、優化流程的觀念，但最重要的事情還是要回歸到你的執行力
一個優秀的管理者，就是有能力打造出一套制度，並且帶領大家不停地去優化它，最後把這套標準變成幫助別人成功的墊腳石
很多時候，我們腦袋裡懂了很多道理，但在現實中卻依然卡關，這往往是因為我們缺少了第一步的實作
知道跟做到之間的差距，就在於你願不願意努力去執行跟練習，先把 A4 筆記拿出來，試著寫下你的第一個流程吧
如果你想把教練思維真正用在職場
當你準備好 A4 紙，打算開始帶著團隊討論 SOP 時，可能會發現：要克制自己「直接給答案」的衝動，其實非常困難
很多主管一進到會議室，看著夥伴想不出好方法，一著急就又回到自己下指令的老路，這也是為什麼我一直強調「逆著人性管理自己」是需要刻意練習的
為了幫助大家更好地落實這個思維，我在品書系列中深入拆解了《高績效教練》這本書的實戰應用，這套方法論不論是對內自我培訓，還是對外引導團隊，都能大幅提高成功概率
如果你想避免在討論流程時不小心變成一言堂，你可以學習裡面的 GROW 思考模型，並且練習轉換提問模式，把對話中帶有指責意味的「為什麼沒做好」，改成引導式的「接下來要做什麼」
透過這樣的開放式提問，你能幫助團隊把問題具象化成可執行的清單，如果你想進階升級自己的管理對話技巧，可以看看這份 運用教練式提問來培養團隊獨立解決問題的能力 的資源
小小提醒～再好的管理框架與制度，都必須建立在「起步行動」之上，知道跟做到之間的差距，就在於現在願不願意開始練習
聊聊幾個常被問到的問題
Q1 為什麼我們總是會忍不住想要直接幫夥伴解決問題？
這其實是管理者的「英雄主義」在作祟，當夥伴遇到困難時，我們憑著過去的經驗，一眼就能看出答案，直接說出來可以瞬間獲得成就感，也能最快解決當下的問題～
但這就是順著你的人性在做事，短時間內看似有效率，長期下來卻剝奪了團隊思考與成長的機會，最後你會發現，大家遇到問題都不動腦了，只會排隊等你給答案，這也是為什麼我們必須刻意逆著人性來管理自己的原因
Q2 SOP 定出來之後，大家如果只做到及格的 60 分怎麼辦？
這是一定會發生的正常現象，你完全不需要害怕，因為制度定出來的初期，本來就是為了確保「團隊的下限」，讓最差的狀況也能維持在 60 分的標準上～
重點不在於大家一開始只做 60 分，而在於你每個月有沒有帶著大家一起做覆盤與優化，當團隊成員發現流程不順，而你又願意讓他們自己提出改善方案時，這個 60 分的標準自然就會慢慢往 70 分、80 分推進
Q3 A4 筆記法裡面的「大方向步驟」具體來說該寫多細？
只要寫到「能讓參與者看懂邏輯順序」的程度就可以了，不需要連按哪個按鈕、說哪一句話都寫進去～
如果大方向寫得太死，後續在跟團隊討論的時候，夥伴就會覺得你都決定好了，那還有什麼好討論的，保留一點空白與彈性，才是引導團隊產生參與感的重要關鍵
Q4 在跟團隊討論流程的時候，如果大家都沈默不講話怎麼辦？
這通常是因為過去團隊習慣了聽指令做事，突然要他們發言，大家會怕講錯話被罵，這時候你提問的方式就非常重要了～
建議你可以少問「為什麼你們不講話」這種容易讓人防衛的問題，改用「為了達到這個目標，大家覺得我們接下來可以試著做什麼」這類開放式的問題，如果你對這種引導技巧有興趣，也可以參考前面提到的 運用教練式提問來培養團隊獨立解決問題的能力 ，裡面有更多實務的對話框架可以運用
Q5 如果我現在還只是基層員工，這套標準化的思維對我有幫助嗎？
絕對有幫助，雖然你現在還沒有帶領團隊，但你可以把這套思維用在「自我管理」與「向上管理」上～
當你接到主管的任務時，你可以先寫下大方向的執行步驟，然後主動跟主管確認，這就是在幫你的工作建立 SOP，當你習慣用這種高效率的方式做事，把心力耗費降低到五分之一，你自然會比別人有更多時間去創造真正的價值
團隊為什麼被動、如何解決，這篇文章其實只是整理我自己平常在經營企業時的一些經驗筆記，我挑了幾個自己覺得最核心的觀念分享給大家～
如果你對團隊運作與管理思維有興趣，影片裡面其實談到了更多詳細的脈絡與真實的舉例，如果你想理解整個思考過程，可以看看這支完整的原影片，相信會給你帶來不一樣的啟發
