【分享本文原因】在經營企業的過程中，我最常被問到的就是：「馬克凡，為什麼你可以同時管理公司，還能持續產出？」其實這不是因為我天生聰明，而是我建立了一套系統性的工作習慣。很多人每天忙得像陀螺，晚上卻覺得什麼都沒做完，這種瞎忙往往來自於錯誤的做事邏輯。這篇筆記想誠懇地跟你聊聊，高效率的人背後到底掌握了什麼思維，希望能幫你少走點彎路。
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為什麼你總覺得時間不夠用？瞎忙的背後真相
我們在辦公室裡，最常看到的景象就是：很多人做事情喜歡A摸一摸再摸B，B摸一摸再做C。
結果一整天下來，所有的事情都混在一起，這就是多數人浪費時間的根本源頭。
為什麼你在做事情會沒效率？是因為你沒有系統性地在做事情。
你可能先做了A，查資料的過程中發現B很有趣，或者B好像可以幫助自己的工作，就立刻跑去查B。
結果A沒有做一個頓點，也沒有下一個結論，你的注意力就已經飄走了。
然後B查一查，又連到了C，最後你電腦瀏覽器上面的分頁，一整排可能開了五六十個。
這就是最容易犯的錯的「多工處理」，很多人以為這叫做反應快，但其實這正是沒效率的原因。
多數時候會沒有效率，都是因為你想要一心多用，但心理學早就證實過，人類的大腦是無法真正一心多用的。
當你進行大量的切換工作程序時，其實你只是片段、片段地在做事情，大腦根本無法深度思考。
停止大腦的來回切換，掌握真正的節奏感
現在螢幕面前的你，可以跟我一起來做一個實驗，你現在開口唸「1234」。
你會發現自己講得很順利，接著你再唸「ABCD」，你一樣會講得很順。
好，那如果我現在請你唸「1A 2B 3C 4D」，你的速度絕對會開始變慢了。
為什麼會這樣？因為「1234」是一種思維體系，而「ABCD」是另一種思維體系。
當你要把這兩種完全不同的思維體系混在一起去想的時候，你的腦袋運作速度就會瞬間變慢。
這個簡單的測試，其實就點出了我們在工作上沒有效率的根本原因：你跳著做太多不同思維結構的事情了。
建立明確的界線，別讓思維打架
你可能一下子在想企劃的邏輯，一下子在想畫面的設計，一下子又跳去想人力配置的問題。
這樣大範圍、高頻率的切換，當然會導致你沒有辦法集中火力，把一件事情徹底解決好。
所以，我常常跟IMV團隊的夥伴分享一個觀念：在想事情的時候，跟在執行事情的時候，必須徹底分開。
這個觀念我統稱為「首腦分離」。
當你的腦袋正在高速運轉想事情時，其實你很難同時做好結構化的文字輸出。
所以你在想事情的時候，盡可能用塗鴉、寫關鍵字的方式去發散就好，不要急著排版或打字。
把思維具象化：我的首腦分離執行框架
等到你要把剛剛的靈感，結構化變成一種思路的時候，你再看著那些筆記跟塗鴉，把它打成文章。
這個時候，其實你就做了一個很好的企劃邏輯，這就是標準的「首腦分離」。
為了讓大家更好理解，我把這個過程整理成一個簡單的思維表格。
| 執行階段 | 核心動作 | 大腦狀態 | 絕對禁止的事 |
|---|---|---|---|
| 第一階段：腦部發散 | |||
| 第二階段：手部執行 | |||
| 第三階段：事後檢討 |
接下來，我們來看看填寫過後，真實應用在工作上的情況會長什麼樣子：
| 執行階段 | 核心動作 | 大腦狀態 | 絕對禁止的事 |
|---|---|---|---|
| 第一階段：腦部發散 | 寫下第一步到第四步的關鍵字 | 允許跳躍性思考，隨意塗鴉 | 絕對不要求完美排版或完整句子 |
| 第二階段：手部執行 | 照著剛剛寫的步驟一路做完 | 關閉思考，進入純勞動模式 | 絕對不要做到一半又停下來修改計畫 |
| 第三階段：事後檢討 | 記錄剛剛卡住的環節 | 覆盤邏輯，優化下一步 | 絕對不要做完就算了，必須留下紀錄 |
（這就是幫助你戒掉一心多用的基礎框架，先把大腦淨空，再讓雙手去衝刺。）
你只要在做一件事情之前，稍微在腦袋構思一下：等一下預計要怎麼做？第一步、第二步、第三步是什麼？
寫下來之後，開始做就不要開始想，照著剛剛你寫的清單，快速地去把它做完。
只要堅持這個小動作，你會發現到你的執行效率至少能提升兩倍以上。
把關鍵技能練成肌肉記憶，才是拉開差距的底層邏輯
你可能會問，那為什麼有些人跨領域在做事情，他的效率依然非常高？
原因很簡單，因為他一直不斷地在練習。
就像剛剛提到的「1234」跟「ABCD」，只要你反覆地去唸「1A 2B 3C 4D」，大量練習之後，它就會變成你新的思維體系。
當你面對不熟練的事情時，先做到手腦分離。
做完之後，要把那個流程記下來，快速地在腦中試著再做一次。
兩次、三次之後，這一個流程就會變成你的肌肉記憶，以後你在處理類似事情的時候，速度自然就會非常快。
找到關鍵的事情，練就關鍵的技能
多數人之所以在原地打轉，就像《最強的CAPD法則》或一些探討時間管理的書裡提到的倉鼠一樣。
像隻小倉鼠在籠子裡面一直跑、一直跑，但卻永遠跑不出去。
因為他們沒有掌握高價值的「管理」能力，也沒有找出工作中真正的關鍵任務。
如果你想要成為團隊中不可或缺的關鍵人物（Key man），你就必須去觀察。
什麼事情對你來講很關鍵？而那幾件關鍵事情的背後，需要哪一兩項關鍵技能？
像是我在創業之前，我就很確定我未來想要往商業方向走，所以我非常清楚口說能力與銷售能力會影響我下半輩子。
當時我就去觀察吳宗憲、小S與蔡康永這些綜藝節目主持人。
我看他們如何在快節奏的環境下，有條理地在一邊開玩笑、一邊講正經事之間快速切換。
我把這個當作關鍵技能，用假日的空檔大量練習，最後才把口條與思維練成了我自己的肌肉記憶。
效率從來不是天賦，而是一連串好習慣的疊加
所以，做事情要保持高效率，其實這個議題某種程度上是個假議題。
核心的本質在於：你能不能不要分心，專心處理每一個當下的片段？
以及你能不能做到手腦分離，讓執行跟思考分開來進行？
很多時候，知道跟做到之間存在著巨大的鴻溝。
你已經知道什麼事情很關鍵了，但如果你沒有把它練成習慣，你執行的速度依然快不起來。
基本功的累積，以及建立系統性的思維，才是決定你能不能在職場上脫穎而出的關鍵。
每一次學新東西的時候，都要做自我檢討，把流程變成肌肉記憶。
當好的動作變成肌肉記憶時，它就成了你的習慣。
這就是我常講的：「命好不如習慣好」，想要提高效率，你需要的其實就只是手腦分離與事後練習。
如果這篇文章讓你想到自己的處境
很多讀者或學員聽完我的分享後，常會問我：「馬克凡，那我要怎麼開始建立這些思維？」
其實，這也是為什麼這幾年我會把公司內部訓練的教材，慢慢整理出來的原因。
我發現很多職場問題的底層邏輯都是相通的，只要思維轉過來了，很多卡關的地方就會迎刃而解。
如果你覺得自己明明很努力，卻總是找不到施力點，我把這些年累積的思維模型寫成了《關鍵思維：解除焦慮，成為不凡的關鍵人物》這本書。
裡面談的不是雞湯，而是我創業路上跌撞後總結出的系統思維與人生法則。
另外，如果你是那種想要快速把觀念拿去實戰，但不知道從何下手的人，可以參考我們的線上品書。
這不是單純在唸書給你聽，而是我把我解決實際問題的過程萃取出來，搭配書籍的理論做補充，不需要先讀過書也能聽懂。
最後，如果你一直覺得自己學東西很慢，或者無法把學到的知識內化成自己的肌肉記憶。
如果你正在找一個能真正幫助自己建立學習迴圈的方法，可以看看這堂關於學習底層邏輯的線上課。
這些都是我一路走來幫助過自己的工具，希望也能在你的某個階段推你一把。
聊聊幾個常被問到的問題
Q1：為什麼大腦會這麼渴望多工處理？明明就知道會降低效率，卻還是忍不住一直開分頁？
其實這跟我們大腦的獎勵機制有關。當你從一個困難的企劃案（A），跳到一個有趣的新資訊（B）時，大腦會分泌多巴胺，讓你產生一種「我正在吸收新知、我好有生產力」的錯覺。
但這純粹是假象。這種頻繁的切換，不僅消耗了大量的工作記憶（Working Memory），還會讓你在一整天結束後感到極度疲憊，卻交不出任何實質的成果。
Q2：如果我的工作性質就是必須同時處理很多突發狀況（例如客服或專案管理），該怎麼做到手腦分離？
這是一個非常實務的問題。如果你的職位充滿突發狀況，你更需要「切割時間塊」。
你可以設定每 45 分鐘為一個衝刺區間，這個區間只做「純勞動執行」，把信件回完、把表單送出。剩下的 15 分鐘，才切換到「動腦模式」去盤點接下來的突發狀況該怎麼排優先順序。
不要在打字的當下思考策略，也不要在思考策略的當下急著回訊息。即使時間切得很碎，只要在那一小段時間內保持單一思維，你的穩定度就會大幅提升。
Q3：「首腦分離」在做企劃的時候具體到底要怎麼做？可以舉個更生活化的例子嗎？
沒問題。想像你要寫一份給老闆的報告。第一階段（動腦），你拿一張廢紙，把所有想講的重點、數據亂寫一通，畫箭頭連來連去，這個階段絕對不開 Word 或 PPT。
等到邏輯理順了，進入第二階段（動手），你打開電腦，照著那張廢紙的脈絡，無腦地把字打進去。在打字的過程中，就算覺得哪句話不順，也不要停下來大改結構，一路把初稿飆完。這就是最標準的首腦分離。
Q4：肌肉記憶聽起來很抽象，在職場上的「肌肉記憶」到底是指什麼？
舉例來說，當你被老闆突然點名報告時，如果你會緊張到結巴，那就是沒有肌肉記憶。
但如果你平時已經刻意練習過「結論先行、說明三點原因、給出下一步建議」這個框架，當老闆一點名，你的嘴巴和腦袋會自動套用這個框架講話，完全不需要思考，這就是職場上的肌肉記憶。
Q5：我平常很喜歡看書，那我有需要看你提到的《關鍵思維》或線上品書嗎？
這完全取決於你現在遇到的瓶頸是什麼。如果你只是喜歡吸收新知識，其實看一般的商業書就很棒了。
但如果你發現自己「看懂了很多道理，但在辦公室遇到問題還是不知道怎麼解」，那我當初設計線上品書的目的，就是為了解決這個落差。因為品書的核心不是導讀，而是拆解我面對商業挑戰時的真實思考過程。
Q6：事後檢討（覆盤）很重要，但我每次檢討完還是會犯一樣的錯，問題出在哪？
問題出在你的檢討可能只停留在「情緒自責」，而不是「系統優化」。
很多人檢討時只會告訴自己：「我下次要更小心一點。」這句話毫無用處。真正的覆盤應該是：「我這次漏寄信件，是因為我先把視窗縮小了。下次我要改變流程，只要一打開草稿，就必須在 5 分鐘內寄出，否則就不要開。」把優化落實在具體的「動作」上，才能建立出實用的好習慣。
這篇文章其實只是整理我自己的一些經驗筆記，挑出幾個我覺得在職場上特別重要、值得跟你分享的觀點。
影片裡面其實針對這幾個思維，有談到更完整的脈絡跟情境。
如果你剛好對這個主題有興趣，想理解整個思考過程，可以看看這支原始的 Youtube 影片。
