事情做不完?你需要的不是時間管理,而是應用八二法則,專注做好關鍵任務!

事情做不完?你需要的不是時間管理,而是應用八二法則,專注做好關鍵任務!

作為一個忙碌的主管、工作者,很多時候手上的任務都還沒處理完,就有無窮無盡的任務找上門來,像是客戶突然插單、團隊突然需要救火,這你每天有忙不完的事,開始懷疑自己是不是時間管理不佳,不然怎麼會事情都做不完?

但作為公司裡重要的管理層,或菁英成員,當事情做不完時,不該去想要做好時間管理,而是要去想八二法則中,關鍵的任務是哪些?

千萬不要讓自己陷入盲目的忙碌裡,而是要去想該如何讓自己可以專注在關鍵任務,讓自己的產能、產值可以最大化。

要養成高效率真的不容易,像我自己創業以來,也培訓過很多優秀的小夥伴,剛開始大家都會有效率問題,常常不小心把專注力放在錯誤的事情上。

而後來我發現這個問題之後,也有將我做事高效率的方法,系統化的整理出來分享給公司的夥伴們。

上次在直播時,也有將這樣的方法分享給IG上的粉絲,那如果你錯過那次的直播,也不用擔心,這裡有『限時』的直播筆記領取,點擊下方填寫資料,將會收到相關信件。

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建立一整天做事的儀式感

在我們公司內,每天早上一定會讓大家做一件事,就是在上班前,先用3到10分鐘左右的時間,寫一下一整天要做什麼事情,也就是多數人口中的上班日報、上班日誌。

這寫上班日報到底有多重要?其實它是你一整天的一種暗示行爲,當你一大早醒來了之後,寫下今天要完成的事情,你就會不知不覺的,告訴自己,今天一定要把這些事完成,你就會更清楚知道,自己該將精力、精神投入在哪裡。

用八二法則,掌握關鍵任務

我很喜歡『忙』這個字,『忙,就是心死亡』,當你忙到你不知道在幹嘛的時候,你就會失去方向,越來越茫然,反而會忙到沒效率。

而解決的核心關鍵,就是把一天要做的事列表列下來,然後就把它放在你的辦公桌旁邊,並從中挑選出關鍵不做不行的事,這些事,就是八二法則裡的關鍵任務。

所謂的八二法則,就是在講80%的績效,來自於20%的關鍵任務,所以你不用做所有事情,只要讓你的腦袋就要記住,今天一天就做這三件事情就好了。

像我自己,有時候很忙的時候,一整天下來,七八個會邀開,如果沒有專注在今天一定要達成的事,那不僅整天下來身心疲憊,更慘的事,投入、投資的時間和精力,也都付之流水。

所以,我就很清楚知道,當我越忙的時候,就要越專注我一整天我要解決的事是哪些。

例如說呢,我其中有三個會,是屬於跟業績有關的,兩個會是跟管理有關係的,有四個會,是跟整個未來規劃有關係的。

那我腦袋就會非常的清楚,業績會議我一定要達成什麼事情,管理要推動哪一件事,最後未來展望的地方,就會去設想,未來一年當中,要和哪些人合作、該怎麼合作,這次會議要達到什麼效益。

所以縱使一天有十幾個會議,只要你的腦袋裡面,已經透過八二法則,讓清楚知道今天一定要達成的關鍵任務,那也不會因此浪費時間。

遇到工作上的插單,該怎麼辦?

當你在做事的過程當中,可能都會遇到做事做一做,然後旁邊有主管要插單或者客戶插單,甚至是團隊成員的突發狀況。

那這個時候,因爲你一大早就知道你要做些什麼事情,所以當你被插單的時候,你會下意識的,去想該如何把手上這些任務合併處理,不知不覺當中,你手上的任務就會越來越少。

有時候你一忙起來,又沒有先寫下今天一定要完成的任務時,反而就不小心去瞎忙,忘記什麼事情是關鍵的任務,就把時間浪費在不必要的事情上。

因為工作上有急事時,就宛如火在燒的時候,你要做的事並不是第一時間想要去滅火,而是先分類他是屬於哪一種火,再決定要如何去滅火。

為什麼一定要分類是哪一種火呢?以生活的案例來說,如果今天你在廚房,鍋子起火,結果你澆水,不好意思你只會讓火越燒越大,所以也一樣的,當你今天發現你的工作當中、生活當中,有很多的火跑出來的時候,第一件事情不是急著滅火。

第一件事情是分類,分類完之後,再來開始去想,滅火是八二法則中的關鍵任務嗎?如果是的話,該如何處理,能不能合併處理?

一旦你懂得分類,你就知道要怎麼安排事情,一旦你懂得分類,你就知道你要怎麼投資源進去。

講到分類的話,如果你不清楚該如何做時,像CAPD這本書也有講到分類,它裡面就是講到說,當你一個事情下來的時候呢,你要做的第一件事情應該是去思考,該如何去排序任務順序。

裏面也分享了很多安排任務順序的事情,包含像是如何透過八二法則,以及時間四項線,去讓自己可以更有效的安排任務。

遇到插單時,你可以怎麼做?

其實作為一個老闆,我也是屬於會大量的被打擾,我的思緒也因此很容易斷掉,那斷掉的時候,我會在斷掉前先把它記下來。趁著還沒有忘記之前,先筆記先寫下,而這叫做書籤法則。

就像在看書的時候,有時候沒辦法一次看完,我就會我看一看,看到一半我就把它夾起來,來幫助自己不要忘掉。

所以如果今天你做事做到一半,你會被客戶打擾,很簡單,你可以先趕快的做到一半的事寫下來,然後趕快去回覆客戶,再把客戶詢問的事把他手寫下來,掛掉電話之後,如果客戶這件事,並不屬於關鍵任務,那就趕快把你之前做事做到一半,先去執行到一個階段,再回頭把客戶的任務排程、執行下去。

這個時候,就能幫助你很快的去執行,也不會被打擾,就算被打斷,也能很快去分配時間,或者是把跟你的之前的事把它整合在一起處理,這時效能就很高。

除了把任務寫下來以外,也還有第二個處理方式,就是去架構和客戶協作的處理流程。

你要去想如果每次客戶都在你很忙的時候,打電話來打擾,那有沒有可能,是因為你沒有建立起你和客戶的工作流程。也就代表說,是可以讓客戶,隨時隨地來打擾的。

這個時候反而是要跟部門跟團隊一起去思考,有沒有辦法是,我們建立一套相較不會被打擾的工作流程,或者是處理客戶的時候都有第一線,先有一個客服單位先來去做處理,不要第一時間,就近到業務、或開發單位,這也是一個很簡單的處理模式。

而架構流程這件時,其實也是八二法則當中的二,透過讓直接定義協作邏輯,將地讓客戶反覆詢問的機率,才能讓自己有更多時間,做關鍵的事。

總結

想要讓自己的工作可以更加專注,關鍵就用在於寫下每日的關鍵任務,而中間的插單任務,要先去分類任務的重要順序,再開始去執行。

那如果仍然是很高頻次的被打擾的話,就要先去想是不是流程上,有什麼問題需要調整,重新去檢視工作流程,才能讓自己效率更好。

整個過程中,則要以八二法則,作為核心概念,讓自己專注在關鍵有效的事情上。

如果想聽我更生動解釋,可以看下面這支影片:

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