團隊工作效率低?主管先學會避開這3個,指派任務時常見的坑

跟分心說再見,做事情先做好階段任務,效率立即飆升

每次事情做了不到5分鐘,腦袋裡就有聲音告訴你,先去檢查信箱、回一下同事的信、昨天的企劃有沒有要改?總總的聲音,讓你非常分析,覺得無法專心把事情做好嗎?

每次要做事時,總是無法靜下心做

當你的腦袋很分心時,其實就像是你的腦袋裡,就像是有一個孫悟空,他就是一下子想說要做A、要做B,但其實一項也都沒有去執行,或者是執行到一半,就跑去執行另外一件事,導致沒有一件事,有好好完成的。

但要改善這個問題,其實也沒有很難,就是那當你的心很分心的時候,先把你的想法寫下來,然後再回頭看一下,這件事要現在做嗎?可以合併做嗎?任務排序要長怎樣?這時你的腦袋至少會先靜下來,不會想東想西,也能更聚焦的去看現在要做什麼,才能更快達成目標。

做事前,養成先完成閉環的習慣

我自己,有時候也是會分心,就可能A事情做一做,又覺得B好像可以做一下,這時我就會想說,做這個跟我的主目標有沒有關係?沒關係,那好吧先記下來!然後就直接把這個像法,記在我的筆記本裡面。

那這個時候,很多人就會犯下一個錯,每當有新的想法跑出來後,就會有人想,這個想法不錯,要不要直接放到現在的任務中,而這個,就是多數人會採的坑。

你應該先把你原本的執行序列,都把它做完,再把它放進來,因為你現在只能確保,這件事情可能跟我主任務是有關的,但是具體的作法和關聯度,你還不清楚,如果者時候放進來,很多時候,會讓因為有新的內容要整理,讓整體的內容變得更久。

所以當我遇到像有新點子想做時,我會先放在點子庫,然後先把原本要做的主任務做完,做完後,呢再想想看,我蹦出來這個東西,能不能把它放進來,而這背後的意思,就是完成「當下的閉環」。

完成當下的閉環,是為了「手腦分離」,想的時候盡量發想,不做事;做得時候只做事,不發想。才不會邊做邊想,反而越想越多,越做越久。先完成第一個閉環, 再去優化其他的這些細項目,這個時候執行效率才會高。

以做生意舉例來說,如果你在開張第一天就想說,產品要多好、招牌怎樣設計、未來要找多少員工等等之類的,不好意思,你的創業成功概率可能會比較低一點點。

爲什麼?因爲創業開店的第一件重要的事情,是要先讓客戶願意買的你服務或產品,先去驗證怎麼有人願意買,且是開開心心地買,然後開開心心的離開,這條流程完整的驗證玩,才叫做完成一整個閉環。

如果你沒有把這一整個閉環把它弄好,就開始去琢磨一些小細節的話,你很有可能做了很多,但最後敗在產品流程不好,倒置前面設計的內容都沒有效。

像這個的學習方法,其實我在可複製的超能學習力課程當中,也常常在講到的「學習迴圈」,就是幫大家建立一個小的學習閉環,然後越轉越大,這時你的學習效率就會很高。

總結

做事很分心的時候,千萬要學會控制你的腦袋,讓他專注在當下最重要的目標下,而具體的做法,就是將你的想法先寫下來,然後先去完成當下的閉環,再回頭看剛剛的想法,有沒有辦法讓整件事變得更好,這時候在把點子導入,執行效果才好。

如果想聽我更生動解釋,可以看下面這支影片:

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