主管必學技巧|撰寫高效率SOP,解決團隊成長問題

主管必學技巧|撰寫高效率SOP,解決團隊成長問題

團隊手把手帶,但團隊的成員就是都動不起來,或無法成長,說一做一、無法自己運轉嗎?這個背後其實是因為缺少一套SOP,讓團隊成員可以運行。

一份好的SOP,不是把SOP寫的很死板,而是用SOP讓夥伴們知道做的事的標準,降低團隊只是憑著經驗直覺在做事情,以及無法優化、無法聚焦的問題。

團隊無法成長,關鍵在於缺少標準SOP

當團隊還算小的時候,不一定有這個問題,因為可以靠手把手的靠著經驗去傳承,就可以把事情做的很好。但當團隊越來越大的時候,其實會需要為團隊定調一個標準、規範,還有執行步驟,這個時候才能讓團隊所有人都能做到標準。

那有些人會想說,一旦訂了標準下去之後,會不會有人只做到標準的那60分呢?這件事是必然的,所以你要建造一個標準出來,並且讓在執行過程的當中,讓團隊的成員都願意去優化流程、優化標準,才是一個管理者的課題。

制定標準SOP前的注意事項

在建立標準的時候,很多團隊的領導人都會,順著自己的脾氣,開始用他的角度去管理其他人,但其實制定規則時,你必須要順著他人的人性,去設計整條的邏輯跟制度,而過程中你是逆著自己的人性去設計規則。

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爲什麼呢?因爲你要讓別人順著他人心去做,這個時候對方才會願意幫你做,但通常這個時候,管理者自己是不太舒服的,所以這句金句名言你把他記下來,「順著人性管理他人,逆著人性管理自己」,當你在設計整個團隊流程的時候,要去想,這條流程會不會讓你的團隊成員,很順的執行下去,這是第一個大準則

第二個準則,就是當你在設計這些規範的時候,你只負責提出一個大致方向,細部規範讓要執行者去訂,千萬不要自己做!多數的人都不喜歡被人管理,但是如果這條規則,是由他的協助訂的,其實潛意識當中,他就已經想要做這件事情了。

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所以馬克凡在制定整個管理規則時,通常不會直接制定,我會透過討論的方法,透過引導的方法,讓大家講出自己要做事的流程出來,而這個時候啊,這一條流程比較有可能達成,這就是順著人性管理。

第三件事,當你建立出這樣子一個規範之後,記住!要帶著大家每個月持續的去做優化,一個規範訂出來之後,最害怕的事情就是訂出來後沒有優化改善,結果有做錯,或者是中間績效不好呢,也沒有人去優化這個流程,導致整個團隊往下下降。

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但,如果你訂出來後,有持續修正時,這時你的規範才能更符合公司、團隊的發展,也更符合人性,當然可以更有效的推行。

如何開始撰寫SOP

如果你不想要每件事情每個決策,都你要手把手去做,你一定要先訂標準,先訂流程出來,這個流程出來之後大家才能優化,那很多人就會問了,我到底該怎麼做?

首先,寫下這份SOP你必須要達到的效果,這個效果盡可能寫的具體一點,不要只是寫數字而已。

第二,達成效果你預計要做哪些步驟,把它依序的把它寫下來,而這個過程當中,先寫大方向就好。

第三,帶著你的團隊夥伴,把這個大方向依序的補上。

第四,列出哪些事不能不做的,不能忽略的事情呢,把它圈起來。

第五,針對第四步去把它優化

這個時候呢,其實你已經把一套SOP給寫好了。

所以有很多人在講說,爲了要做這SOP,我要絞盡腦汁,其實我都會跟大部分的人講說,你不需要這麼的複雜,就把你想要做到的成效的具體樣子把它寫出來,然後一步一步一步的去寫出,你預計會怎麼做,然後再帶著團隊成員一起看,要不要補充些什麼東西,最後面再針對寫的這些步驟,再逐步的去把它優化,把它寫好,這個時候,其實你就把一件事情的SOP給做好了。

其實像這些觀念呢,在「無印良品成功90%靠制度」,這本書裡面都有寫到,其實無印良品、UNIQLO、麥當勞,其實像他們這種大型的,世界級的連鎖公司,他的制度我覺得都做的還算不錯,你可以去研究一下。

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如果你是小主管,這本書可以幫助你,了解經營層怎麼去制定規則,如果你是創業者的話,這一本書非常的適合你去看,因爲你在建置公司制度的過程當中呢,這本書會給你一些方向,那如果你是個人工作者的話,這本書裡面有很多是建立制度的方法,你可不可以用在你的個人身上。我在「職場實戰攻略。馬克凡讀書」裡面,也會用個人的方式去解說這一本書,想跟你分享。

總結

在建立整個的SOP標準的過程當中,要記住這三大準則,

第一:要順著人性管理他人,記住這過程當中,必須要壓抑著自己的人性,去設計出這規範出來。

第二件事情就是在設計規範的時候,只設計大體方向,帶著團隊成員,引導他們把細部的執行方向,去把他給訂立出來,變成標準的執行步驟。

第三件事情,如果你是團隊領導人的話,你就要試著每個月帶著團隊一起去做優化規則,很多人,在訂完整個SOP之後,發現團隊怎麼還是不work,其實最大的問題之一,就是大家都沒有去優化他。

如果想聽我更生動解釋,可以看下面這支影片:

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