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[ 組織創辦體悟 10 ] 成為組織工程師,打造高效組織工作流程

最近為了要將公司運作的效率提高,一直在想方法。無意間想通了一件事情,覺得很有意思,決定寫這一篇文章分享給大家。

結論就是,把組織當作一個產品,而你就是一個工程師,必去設計每個人之間的功能性,並且把中間溝通的協定一致化,這樣才能運作出一個效率機器。從中會發現到兩件事情

 

1.有些事情無法流程化
2.流程化之後因為執行者的差異而有誤差。

 

這兩件事情一開始令我很困擾,但後面我找到方法解決,其中我大量使用 本質思考 協助自己頗析問題

 

Q1: 有些事情無法流程化,該怎麼設定與判斷

A1:

會發生這樣的原因,最主要就是因為現有的機制過於複雜,對於這樣的案例,其實一開始應該去思考他為何不能流程化的地方,將其拆解。舉例來說: 原本一件事情的認知就是A到B,但最主要是因為過程中有很多沒有細部考量的步驟,所以你無法流程化,你需要重新設計並拆解成

A1->A2->A3->A4->A5->E1->E2->B5->B4->B3->B2->B1

拆解完成過後,你可能會發現E1E2是無法流程化的關鍵,這時候要去思考,這件事情是否必要,如果不必要,就可以刪去,這樣子A->B就完成流程化,如果可自動化程度高,還可以進行程式開發,將其自動化

但如果發現E1E2是必要,且無法流程化,需要太多人因介入,這時候其實就是將流程拆開。

變成:A系列流程化->E1->E2->B系列流程化

此時就可以提高品管,也省掉很多時間,再進行這『重新設計』的過程,其實需要面對自己現有流程的盲區,並承認自己過去的錯誤,這是相當違反人性的,所以這過程很容易跳過不做,才會導致許多事情效率很低的原因。

 

Q2: 流程化之後因為執行者的差異有誤差

A2: 

關鍵問題在於要思考

 

1.流程化是否完善,是否有沒想到的思考盲區;
2. 流程化時候的溝通介面是否一致;

3. 選錯特質的執行者進行執行。

 

第一點來說,這是很常遇到的,因為沒有一再檢視自己,所以就沒有成功流程化,一個優良的流程話,基本上是可以辦自動化的,所以我在流程化的過程當中,我都如同設計演算法一般,不斷地會問自己如果沒有人介入,是否還可進行。當然不可能一次到位,所以需要設計完之後,找另一批人進行檢驗與測試,然後從旁觀察是否修正程序

第二點也是很常會遇到的,多數時候流程不順的原因,是溝通介面的不一致,每個人生長背景不同,光是對許多基礎認知就不一樣的,更何況是對專業認知,所以要先定義溝通方式,可能是工具也有可能是語言,然後再進行實作與迭代

第三點是多數人在『重新設計』後,卻跑不起來,最常說的原因,通常我會放到最後,因為之所以流程化,就是希望減低人因的影響,果因為人因影響,那其實代表還有可改進的地方。當然也有因為屬性不同而導致不適任,舉例來說,流程化之後,那時的功能面需要一個安靜穩定的人執行,但卻找一個活潑坐不住的人來執行,這時候出錯率就會相對很高,這都是考量因素。

創業的過程很好玩,為了要解決問題,每天都要不停的想,將組織變成工程的角度思考,對我來說是很有幫助的,因為可以很快速地找出問題。在組織的角度來說,換湯不換藥,一家公司的運作就像是一個大型機器,只是因為人的應變力比較強,所以可以少掉很多死板板的想法。你可以思考一下,如果可以把流程設計到連機器都會,把人的個性加進來之後就可以有更多的生命力與延展,同時間既有效率又有個性。

一家公司的創辦人應該花時間設計簡單又可以自主運轉的商業流程,轉起來之後,慢慢地引入更有個性的人豐富它,畢竟創業初期,資源有限,必須找尋最有價值的事情。

 


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