如何提高做事效率?建立高效率目標管理的3大法則

高效率工作的正確3大原則,學會後每天都比別人早下班!

如果你覺得做事情的效率還不夠好,不是因為你浪費時間,或是時間管理不好,而是你可能已經進入了效率的門檻極限值,所以其中的關鍵並非時間管理,而是要去思考如何高效率達成目標,才能改善你遇到做事情沒有效率的問題。本文將和你分享,想要建立高效率的目標管理,可以遵循3大原則,從一個口訣讓自己可以立刻行動,並且切割任務、專注做它,就能夠讓你高效率地,持續推進目標。

 

 

高效率目標管理3大原則

找到行動口訣

其實很多人在一開始做事情,沒有效率的最大主因之一,是因爲「怕」,怕任務交代下來了,做不好,或是這個任務我不會,我怕我沒辦法執行。

那因爲在怕的過程當中,你就沒有辦法有效率地把事情做好,會不斷擔憂,此時縱使你有能力,也無法發揮正常的水平,所以通常遇到這種狀況,你要有一個行動口訣,可以讓自己立刻行動

像是我自己,我遇到這個情況,我都會告訴自己:123GO!」然後就開始執行。

會需要行動口訣背後的原因是,因爲人腦只要啟動,就會自動地補入各式各樣的解決方案進來,但是如果你不動,你就會產生出很多的假想的錯誤,導致你就沒有什麼效率進行。

有一部印度電影《三個傻瓜》,裡頭就有說過:「心,也跟人一樣會害怕。」所以每次主角們遇到一些害怕事情的時候,就會跟自己講說:「Aal izz well (一切順利)

這像是哄哄你的心一樣,告訴自己不要害怕,不管遇到多大困難,都能夠一切順利

而我的行動口訣,其實也是一樣道理,你要想像是火箭發射,或者是有一個人在後面追你都好,只要當你遇到你不敢前進的事情的時候,就對自己喊一聲:「123GO!」就會像是有人幫你從背後推了一把,你也能夠有效率地往目標去做推進。

 

如何提高做事效率?建立高效率目標管理的3大法則

 

拆解任務問題

你會害怕、會不敢前進、會不敢開始做,或者是你在做事的時候,你的腦袋會一團混亂,無法高效率的最大主因,就是你的問題太大了

因為問題太大了,你不知道到要怎麼做,這個時候你不僅僅無法去執行它,還會產生出很多莫名的恐慌。

所以比較好的方法就是,你要把大的問題,拆解成小的目標,然後依序去做執行。

當你把大的問題拆解成小的目標之後,再搭配你的行動口訣,你就能夠很有節奏跟效率,並且輕易去完成它。

你如果沒有切割成小任務,當問題很大的時候,因爲你心裡不清楚,就會產生焦慮,焦慮就會分心,分心就無法有效能。

例如,多數人都想過要減肥,但真正減肥成功的人很少,減肥會放棄的原因是,大家都把減肥目標定得太大了,以及一直分心。

像是一個月要減肥5公斤,這時你的心裡就會想說,一個月減肥5公斤,到底該怎麼減好?要運動?還是要健身房?還是要少吃?這時候你的腦袋就有點分心了,縱使你本來就能夠做到,但是因爲這樣一直分心,導致你無法做到。

所以比較好的方法就是,你可以告訴自己說:「我一天只要減166克就好,這樣我一個月就可以達5公斤。」腦袋,這個時候就會被你騙了,腦袋會覺得說好容易做到,每天只要少吃一點,跑個步就看可以了,你也能夠很專注地讓你自己一天減少166克,不知不覺一個月就能夠減掉5公斤。

 

片段專注

當你把任務拆小了之後,你要針對各個任務片段,很專注地去做,一次只做那一個片段,讓你的每個單位效率非常高,就很快速地能夠做好。

你可能會想說為什麼厲害人士都可以多工處理,可以做同時間做很多事情,他們是如何辦到的?

其實厲害人士並不是多工處理事情,而是他們有自己的一套方法,幫助自己可以快速切換做事情的思維和方式。

例如,你同時間要做ABCD4件事情,而你的腦袋使用方法可能會是4件事情一起做,這容易導致你的效率非常糟糕。

所以比較好的做法就是,你把A事情拆解後,再集中把各個片段完成,接著再去完成下一件B事情。

 

如何提高做事效率?建立高效率目標管理的3大法則

 

總結

記住,時間管理只是一個假議題,你應該要追求的是高效率的真功夫。

想要高效率達成目標的話,最基本就是要先處理你的情緒,不要讓你的情緒影響到你的做事方法,再搭配你的行動口訣,立刻讓腦袋動起來。

第二是拆解任務問題,把大的目標拆成小的目標,快速地做它,最後在執行的時候,不要去想著同時還要做其他的小目標,而是要專注地把當時候的小目標快速解決,再解決下一個。

因爲人腦並非可以全部同步,而是快速切換,所以當你懂得人腦的使用機制之後,其實你在做很多事情,都可以事半功倍。

 

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