專案進度不如預期?該怎麼處理才好?.001

專案進度不如預期?該怎麼處理才好?

手上任務好多!專案快要爆掉了,該怎麼辦才好?明明知道專案快爆掉,卻又覺得壓力很大,想要先好好休息再說嗎?這個是多數人在進行專案的時候很常遇到的問題,本篇文章將和你分享,當專案遇到瓶頸,該如何解決專案當下遇到的難題,以及調適自己的焦慮狀態。

專案快要爆掉了,該怎麼辦?

專案爆掉的時候,其實就是屬於某一個範疇內爆掉而已,所以只要把這個範疇內的問題,先解決掉,這時專案就可以順利的推行下去,而多數人的問題,就是因為不知道範疇在哪,而解決錯問題,或者是不敢面對,而導致專案連環爆。

那該如何解決專案快爆掉的問題呢?首先第一件事情,把你的思緒列點列下來,列點就好,千萬不要邊寫邊想解決方案,,因爲這個時候,你是沒有辦法提出解決方案的!所以你要需要先做的第一件動作叫做盤整。

專案進度不如預期?該怎麼處理才好?

寫完之後,先去轉移一下你失控的情緒,去處理另外一個沒有相干的專案,但是你是有把握的事,大概花20-30分鐘轉移你的注意力,這時再回來去碰你原本的這個難題,你就比較能夠客觀的看問題,並提出當下最有機會的解決方案。

列點這些問題後,用第三人稱的角度,去看上面列點這些問題,哪些你能夠解決,哪些你不能夠解決,把能夠解決的先勾起來,把不能夠解決的畫個圈,然後打個問號,弄好了之後,嘗試把你能夠解決的,寫最簡單的解決方案,寫在旁邊做個筆記起來,這樣子把它整個寫完之後呢,再來去做一下排序,你就知道哪些事情你要先做。

專案進度不如預期?該怎麼處理才好?

時間不夠,該如何處理專案?

那我剛剛分享的是小專案的處理方式,大概用1-2小時,就可以完成了,但如果大一點的專案的話,你可能光盤點就要盤掉一天的時間了,這時,你需要盤點的就是「什麼事情會造成絕對性的影響」

當你在很失控,時間又不太夠的時候,你要做的事情只有三件事,第一件事情,列下哪些地方失控,第二件事情列下哪些地方是目前可控的,第三項把這兩個表格上面,一定要做的事情打勾打下來,剩下的東西不要理他,所以縱使今天也是在做活動的現場,其實這也可以在5到10分鐘之內呢,幫你盤點出哪些事情,可以讓你趕快立即的恢復到專案不失控的狀況。

專案進度不如預期?該怎麼處理才好?

知道自己要做好專案,卻因為恐懼而想要逃避

當然做專案的過程中,因為壓力大,人人都會想要逃避,或者是希望安排一點休息時間,結果越休息反而越沒有動力想要執行專案,這時候該怎麼辦?

想要休息真的是人之常情,但像這樣的放鬆時間,卻有2點一定要留意的關鍵,第一,你的放鬆是在消耗時間,還是在調整狀態?

在放鬆時間的時候,如果你能播一點時間出來,轉移注意力到別的你能掌握的事情,但又不是完全放鬆的事情上,這時你才能有效率的去管理自己的放鬆區間。例如,像我如果遇到團隊上的問題,我會先去看書,讓自己可以轉移焦點,又不會太過放鬆。

而這個過程中,我也將很多的不舒服的事,轉移到變成很舒服,甚至可以正向成長的事。所以,如果你希望自己成爲一個卓越的人,你應該要累積很多的不舒服,轉換成自己的舒服,你才能夠克服越來越多難題。

那在放鬆區間的第二個留意的關鍵,就是千萬不要做會讓你「上癮」的事情,大概20分鐘到30分鐘左右讓自己放鬆,盡量不要做要超過40分鐘的事,人只要超過40分鐘以上的固定時間的時候,他如果覺得很棒他就會很容易上癮。

專案進度不如預期?該怎麼處理才好?

這時就很容易陷入逃避心態,只要專案不順利,就會想要換別的事來做,永遠沒辦法解決問題。

專案爆掉真的會人感到非常焦慮,而這樣的焦慮感若是不趕快處理,久而久之慢慢變成生活上的焦慮,很容易讓整個生活和工作都失控。

而像這樣的問題,我在上次的直播也和大家分享過,面對焦慮不要害怕,先盤點,並且專注現在能做的事,不能做的承認自己不會,並找其他解決方案,這時就能降低焦慮了。

上次直播我們也談了很多焦慮時的處理辦法,我也有將直播的內容筆記,如果你錯過上次的直播,或者是你想要再複習內容,點選連結,我將會提供筆記給你!

點我索取「找回生活控制感」直播筆記

總結

專案會叫做專案,正是因為他不是常態的任務,而是一個特別、特書的專門案件,也因此專案遇到不會做、難處理的事情都是很正常的,因為他並不是一件很常見好做的事。

但面對問題你才能夠解決問題,所以當專案快爆掉時,千萬不要逃避,先冷靜下來盤點狀況,再開始解決問題,而過程中千萬不要一邊盤點一邊想解決方案,而是先盤點完,休息一下,再用第三方角度看你該如何解決問題,這時候才能更客觀、有效的處理問題。

如果想聽我更生動解釋,可以看下面這支影片:

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