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報聯商自覺
原圖 from @ethanchoover unsplsh

高效團隊領導與執行力的三字訣:報聯商

一但整個團隊都能夠了解這兩項的重要性,養成習慣,只要大家都能夠做好自己的部分,就能夠為團隊帶來跳躍性的成長。俗話說的好,命好不如習慣好,對於領導團隊也是一樣,好的管理制度,不如協助團隊成員建立優良的做事習慣。

 

最好的領導,是提供方向、資源、信念;不用管理他人,而是協助大家管理好自己

時間流同步就代表著,能讓每一個人與工作項目之間的鏈結越緊密。

資訊流一致則代表著,能讓每一個人溝通順暢同步與資訊落差減少!

許多人在一開始工作的時候,都可以很得心應手,可能是很強的工作者;但一但開始需要領導整個團隊一同前進的時候,往往就會遇到許多陣痛期。

 

其實最大的主要原因,就是協作不順暢,而在Mark Ven體悟當中,協作最重視的兩件事情:時間流同步、資訊流一致。本篇比較著重的是在於時間流一致的套路,是屬於個人的體悟與方式,分享給大家。

 

低效率的原因

 

由於現今社會與學習習慣的關係,其實大多數人養成,在Deadline當天才會繳交上程,但往往這樣如果已經有問題都已經來不及反應了,只能在往後延宕,然後品質不到位,導致協作上產生誤會,並且造成工作天秤不平。之所以會造成這問題有:

 

  • 黑白二元思考
  • 有延遲病
  • 害怕面對現實,並自以為追求完美
  • 指令不夠明確
  • 回饋指令延宕

 

上面五點就是多數人通病,下面這個情境可能很多人有感:

 

上司交代了一個工作,身為一個有熱情的自己,想求好心切做好它,就一口答應了並且努力去做。做的過程遇到很多的困難卡關,找解決方法問了前輩,卻沒有好的效果;

回頭又想想上司的命令當初好像自己也沒這麼確定,但又不敢去問,擔心能力被判斷太差。隨著日期越來越近,心裡越來越煩躁,開始不想執行,到最後幾天,趕快根據現有的資料與形式趕工一份出來,運氣好就會在期限內交出來。

交出來後運氣好還通過了,運氣不好被念,卻也不敢問到底哪裡有問題,而主管也忙,就叫你回去再改,自己覺得很委屈,一再循環。

 

以上的這情境,相信不少人有,而在這樣的狀況下,會越來越保守,不敢做破壞式的提案與跳躍型的進步,對於公司、主管與工作者本身都是不好的循環。

 

高效率三字訣『報聯商』

 

而上面特別匡出來的地方,分別依序對應到『二元思考』、『完美主義』、『指令不明』、『延遲病』、『回饋延遲』。一個時間流要同步,不僅是工作者的課題,更是領導與公司的重點。

 

下面就分享給大家一個套路,不倫您是工作者或是領導,都會十分有用,因為他精準了協助上訴的問題:

 

報告、聯絡、商量 ==>『不要有驚喜』

 

  • 報告:報現況+可能解決方式,告知需要多久時間、精準傳達負責人
  • 聯絡:聯絡相關人士,連動專案的影響層級
  • 商量:商討執行模式與方向,定義度量指標

 

依循著上述的套路,那剛剛提到的例子可能會有怎樣的改變呢,如下所示:

 

上司交代了一個工作,第一時間報告目前手上的Loading並且詢問詳細任務與連動規模,在1~3分鐘內評估完自己目前能力,並詢問主管評估大約要多久時間完成。如有能力執行,則明確與主管再次確認任務細項與截止日期,如沒能力進行,則表示想嘗試,並且表示目前自己可能的困難點,未來需要上司協助,或是尋求上司意見,可以去詢問哪些相關人士。
接下任務後,在最短時間內先做初步規劃與執行方向,並定義對應的度量指標與時間里程指標,並且與上司或是相關人士進行溝通與執行方向的一致認同性。依序根據自己在定義的指標與時間指標,與上司回報進度,並且確認執行方向。如有方向錯誤,則可以在小確認的時候進行微調,如果方向正確,則可以加速。如發現嚴重延遲或是卡關,可與上司或是相關人事縮小目標定義、Deadline調整或是尋求資源協助。如果真的發現自己的能力不足,則需要儘早提出備案或是建議人選,協助團隊順利進行,畢竟Deadline是十分重要的。

 

而當一個任務完整結束後,在最短時間內整理執行摘要與度量評估,並與上司及相關人士一同做簡易的檢討會議,以便改進下一次的協作流程。

 

透過上述的方法,對於雙方都會減少了『驚喜』,在做事上有很多的驚喜,就會造成許多的誤會與矛盾。事實上,超過了截止日期就等於 0,也就是沒有交,所以寧願把任務完成 60 分準時交出去也不要把任務完成100分卻延誤了時程。

 

但許多人都忘記這件事情,並導致許多事情的延遲,而上司無法弭補或是拯救。任務不會是一個,而是一包的,所以要學會拆解任務,並非二元思考模式。

 

總結

 

如果真的來不及,就立即做到「報、聯、商」可以在截止前一段時間(依情況而定)將現有進度交出去,並告訴對方現在的版本還有哪些地方可以更好,自己可以在什麼時候修改完再交完整版,至少讓對方知道現在進度,如果任務方向錯了,也還有時間可以及時搶救,同時在對方檢視時,自己也能一邊做未完成的部分,一邊依據對方的反饋修正,加快行事速度。

 

如果抱持著「不報告進度,就不會被問」,或是「只要主管沒有問我,我也不想主動報告」的心態,真正的問題就不會顯現,當問題顯現的時候就是洞很大爆掉的時候了,屆時對個人、對團隊,甚至整間公司的影響可能都是難以挽救的。

 

總而言之,團隊的大家都抱持著『小步快跑、快速修正、速速前進、立體思考』。那這樣子,對於時間流就不需管理。

 

最好的領導,是提供方向、資源、信念;

不管理他人,而是協助大家管理好自己!

 


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