fbpx
Mark Ven Header
如何高效做事? 4模塊建立極速辦事法,提高你的工作效率

如何高效做事? 4模塊建立極速辦事法,提高你的工作效率

多數人無法掌握工作的節奏,今天馬克凡跟你分享四個模塊,協助你做事有效又快,讓你可以生活工作平衡,一邊工作一邊玩。

你總是覺得,同事總是可以將任務完成又省時間,但你卻不行嗎?你常常很認真的工作與做事,卻得不到好的結果嗎? 任務一下來,不知道該如何下手嗎?不要懷疑,你並不孤單。


我自己經營很多事業,也要同時兼顧很多客戶與團隊,其實已經很仰賴四個基本概念,幫助自己加速思考和策劃。多數人無法高效的兩大情境大概是像下面這樣。

 

  1. 計畫者前期計畫很久,做了很怎密的計畫、前期調研,但是最後卻發現做不完,或是真正做了之後發現到實際運作跟計畫不一樣,所以前期的計畫就白費了,中間還要邊做邊修很焦慮。
  2. 莽行者行動為導向,沒有計畫就先做了,但卻發現後面花了很多時間與代價,去修修補補前面做的錯誤事情。

 

上面兩種敘述就是最常犯的錯,多數教育教你的是第一種,但如果你提早進入職場,你會學到第二種,因為現實社會都是行動導向的。但真正高效的方法,是第三種,這也是今天要跟你分享的極速思路。

 

高效模塊懶人包(上)

 

高效模塊懶人包(下)

更多懶人包都在IamMarkVen的Instagram

 

 

先給你這四大模塊的結論

 

以終為始、確認本質、提早行動、建立系統

 

接下來就來跟你一一說明摟,Let’s go

 

1. 以終為始

 

做事最容易卡關的第一步,就是不知道該如何拆解問題與勾勒全貌,上述計畫者就是是在這裡卡太久,莽行者,就是在『以終為始』『確認本質』上懶惰了,所以悲劇了。

 

一個任務下來的第一件事,就是確認任務目標,然後自己去回推訂立出階段性目標,最後你就會知道每個階段要做什麼。但如果你還不會回推訂立目標,那可以詢問主管,然後從中練習,這件事情非常重要。

 

我看過高效率與瞎忙最大的差別,就在這個階段的建構觀念,建構得好,就是高效率,建構不好,就是瞎忙。

 

2. 確認本質

 

當你明白目標之後,下一件事情你要先將『全貌』描繪出來。很多人以為第一部結束之後,就可以開始做了,其實這觀念也不敬來正確,因為理解目標之後,為了讓自己能夠高效地抓住重點,所以必須先確認整個全貌,也就是本質。

 

所謂的全貌就是『人事時地物』

 

將你的任務扣緊目標,把人事時地物描繪好,這樣你的成功概率其實就又提高10%,因為描繪出全貌之後,你的焦慮會下降,重點來了,如果是沒有經驗的事情那該怎麼描繪呢!?

 

其實這一點都不重要,因為你要描繪的是初步在你心中的藍圖,你在玩世紀帝國開地圖的時候,會一口氣打開世界地圖嗎?也只是大概知道個樣子就開始練了吧?

 

所以在這一步有一個關鍵

 

不要過度仔細,先求成果再求細節

 

計畫者就是在這邊做了過度的優化細節,導致出來的計畫不能夠使用,因為此時的優化可能都是假象,這時候只要優化到可以做到階段性成果的細節就好摟。

 

3. 提早行動

 

如果你是莽行者,看到這一步你就會很開心了吧,沒錯這一個模塊是強調行動,但是這也是蟒行者最容易做錯的的地方。因為這裡強調的是『有效提早行動』。

 

我自己在工作上看到有效率的人,真正的關鍵其實差異在這裡,那就是懂不懂的『找重點』跟排『優先順序』

 

你如果常常做了很多事,但卻還是無法做完,那你可能『脫離目標』『過度優化細節』『失去順序』。以我自己做事與帶人的經驗,只要目標的優先順序反了,你的成果可能也會完全不一樣。那要怎樣抓到正確的做事順序呢,其實就在於你『以終為始』『確認本質』的基本功有沒有做好,到這邊在用82法則抓出關鍵。

 

所以在這邊的提早行動,並非只是提早做事情爾以,提早做事情很重要,但關鍵在於提早做『優先事情』

 

你多數的成果,來自於你少數的執行

 

4. 建立系統

 

第四模塊就是基本功拉,很多人做事慢的原因是因為不夠熟練,沒錯,就是基本功不好。

跟你分享哪些基本功一定要練,並變成系統!

 

    1. 聽說讀寫
    2. 報聯商
    3. 友好播種
    4. D.R.Y ( Don’t Repeat Yourself )

 

A. 聽說讀寫

 

沒錯,你多數的工作,其實都是卡在聽說讀寫的速度不夠,舉例來說,我寫一篇文章或許只需要30分鐘,加入校稿編排,頂多一個小時,那是因為我長期累積寫作的能力。但如果你寫作思路與工具不熟練,你要寫出一篇文章或許需要3~4小時。那怎麼可能高效呢,前述三件模塊再好,你也是無法達到高效的。

 

B. 報聯商

 

報聯商其實是一種溝通法,我之前的文章有提到,但這裡大概說明一下,就是報告、聯絡、商量。簡單說就是,報告給相關協作的人士,有變時要聯繫告知,並做商量的動作,這樣可以降低突如其來的驚喜,驚喜如果是好的,那會造成驚艷,如果是不好,那你懂的,就是驚嚇。

 

C. 友好播種

 

沒錯,就是平常要懂的與人友好,因為你可能需要別人的技能或是經驗協作的時候,這時候就要看你平常建立的支援系統

 

D. DRY 不要重複你做過的事 Don’t repeat yourself

 

這是本模塊最重要的事情了,你平常能不能將一些事情模塊起來,讓你自己在調閱使用的時候加速,這就是平常的基本功,以我自己為例,如果同一件事情我需要重複做三次以上,我一定會模組起來

 

舉例來說,我寫作是有一套公式的,所以我就會將它表格起來,以後要寫作的時候,只要先打開那個表格,開始填寫,起步動作就會快很多,你就可以極速辦事了。

 

總結

 

我分享了很多模塊給你,但關鍵在於你有沒有下去執行,我們總結一下

 

1. 以終為始 : 目標導向,拆解成小目標

2. 確認本質 : 人事時地物全面描述,不要過度仔細,先求結果再求優化

3. 提早行動 : 懂的找重點與建立優先順序,要提早行動,但是不是全部的行動,而是關鍵優先事宜

4. 建立系統 : 基本功聽說讀寫佔了你60%的效率瓶頸,懂得報聯商加速協作,平常要友好播種,增加支援系統,記住DRY去模組化你一直做的事。

 

概念都不困難,精華乾貨也給你了,記得去執行喔!

當你執行的那一刻開始,你就比上一刻優秀了

 

推薦閱讀:4個關鍵掌握『最小努力原則』- 今日努力是為了明日的發懶

 


本文將會同步發表在 IAMMARKVEN | 馬克凡的思維實驗室 中,如果喜歡MARK的文章,幫忙分享給予掌聲支持,如果有合作需求,可以點選這裡私訊

 

Mark Ven的IG上會有更多相關知識懶人包,立即追蹤不錯過任何成長文章!

如果喜歡我,想持續接收最新文章,可按這裡訂閱我FB Messenger bot
我的數位助手會不定期的更新文章廣播給你喔~

想要一起討論如何自我成長的話,可以加入 『IamMarkVen成長俱樂部
我們可以一起每天進步一點點。